Conception et développement d’un outil d’aide à la gestion des visites d’entreprises en 1A

Encadrants : 

Occurrences : 

2021

Nombre d'étudiants minimum: 

3

Nombre d'étudiants maximum: 

3

Nombre d'instances : 

3

Faisable à distance: 

Oui

Motivations / Challenges : c’est l’occasion de faire un projet qui a un véritable usage pérenne sur une opération phare de l’école. Nous espérons pouvoir l’utiliser dès la rentrée prochaine ! Le principal challenge est de réussir à proposer un outil de qualité professionnelle c’est-à-dire « user-friendly », paramétrable, facile d’accès et d’usage (manipulation) par des personnes non geeks avec une interface agréable tant pour les élèves que les organisateurs et qui puisse évoluer dans le temps (documentation sur l’outil). L’école et les prochaines promos vous en seront reconnaissantes éternellement !

Encadrants : Myriam Davidovici (SES), Patrick Bellot et Olivier Hudry (INFRES) et en support les correspondants Relations-Entreprises (RE) des visites d’entreprises (Tony Berno, Marco Boubille et Céline Hervieu). 3 départements différents coopèrent sur ce projet, c’est dire l’importance du projet pour l’école !

Description : L’organisation des visites d’entreprises en 1A est lourde à gérer tant avant qu’après la journée dédiée aux visites du fait du nombre d’élèves important. Et ceci va s’accentuer dans les années à venir du fait de la croissance prévue des effectifs en 1A. Afin de faciliter la gestion des visites d’entreprise, le département des relations entreprises a besoin d’un outil qui :

  • Permet avant la visite de matcher aux mieux les préférences des élèves avec certaines entreprises ou certains programmes de visites d’entreprises afin de satisfaire au mieux les élèves tout en maximisant leurs motivations. Cela éviterait aussi les alternatives fastidieuses et pas optimales (premier arrivé, premier servi pour s’inscrire ou encore une allocation à la main par les responsables des visites qui est longue et sujette à erreurs).
  • Permet aux élèves d’accéder aux informations logistiques pour le jour de la visite.
  • Permet après la visite de recueillir et d’accéder pour chaque entreprise aux compte-rendus des élèves afin de pouvoir les transmettre aux entreprises concernées.
  • A une documentation associée permettant de faciliter la maintenance et l’évolution potentielle de l’outil dans le temps.

Détails des fonctionnalités:

  • Partie matching : pouvoir entrer les entreprises et leurs informations (noms, programmes, heures de visite, quota d’élèves par entreprise, contrainte de nationalité) par les correspondants RE; pouvoir entrer la liste des noms/prénoms/emails des élèves de 1A (eux seuls pourront se connecter et entrer leurs choix), pouvoir entrer une durée pour les inscriptions (de tel jour telle heure à tel jour telle heure), indiquer pour vérification que la somme des quotas par entreprise correspond bien au nombre total d’élèves; les élèves devront pouvoir faire des classements des entreprises et enregistrer leurs choix jusqu’à la date limite et ensuite le logiciel optimise les matching selon un algorithme à définir; quand le matching est fini, les utilisateurs RE peuvent accéder à la répartition des élèves dans chaque entreprise et peuvent éventuellement faire des changements à la marge (par exemple, en cas d’annulation d’une visite à la dernière minute ou de changement de quota sur une entreprise). Les élèves n’ayant pas répondu seront alloués pour « combler les trous ». RE valide ensuite le matching et les élèves peuvent voir le résultat (ils reçoivent une notification que c’est ok).
  • Partie logistique le jour J : une fois les groupes constitués et validés par RE, il est possible d’entrer des informations concernant l’organisation de la visite le jour J afin de se rendre sur le lieu de la visite (convocation pour prendre le bus, plan d’accès pour y aller par ses propres moyens, contact en entreprise en cas de problème, heure de RDV sur place, pièces d’identité). Ces informations doivent pouvoir être rentrées par RE ou par l’inspectrice de 1A à la DE. Chaque élève peut y accéder individuellement et recevoir des notifications de rappel à une fréquence à déterminer (J-2, J-1, H-1).
  • Partie compte-rendu : RE entre un quizz (par exemple 3 questions avec réponse libre). Après la visite, les élèves répondent directement en ligne à ces questions (il faut penser à la connexion dans la partie quizz). Pour chaque entreprise et chaque question, les réponses des élèves sont agrégées pour faciliter l’émergence d’un avis du groupe et la transmission aux entreprises (par exemple, avoir nom/prenom + réponse à la question les uns en dessous des autres et ceci pour chaque question) ; pouvoir mettre une heure et date limites aussi pour rendre ce CR. Apres la deadline, aucune modification n’est possible et RE a accès aux CR. RE doit aussi pouvoir voir les élèves qui n’ont pas fait leur CR. Si un élève ne répond pas à une question, il ne peut pas valider son CR (afin d’éviter les oublis).

Technologie suggérée : python ou java, algorithmique, interface graphique (INF101, INF103, PACT)

Organisation prévue : Myriam (avec les correspondants RE) définit le cahier des charges et sera l’utilisatrice-testeuse du projet. Olivier Hudry vous aidera à choisir le bon algorithme. Patrick vous aidera dans le développement informatique et les interfaces utilisateur. Le projet est réalisable à distance. Par contre les rdvs d’étapes pour tester se feront sur place (sauf si possible de faire certaines choses à distance ?).